论科学技术档案的管理与应用

论科学技术档案的管理与应用

            农安县农安镇榛柴卫生院      胡影

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设（以下简称科研、生产、基建）等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、影片、录象、录音带等科技文件材料，是生产管理、技术管理、科研管理的重要组成部分。我们应当按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。

一、科技档案的管理

1、科技档案的形成和归档

应当建立、健全科技档案材料的形成、积累、整理、归档制度，做到每一项科研、生产、基建等活动，都有完整、准确、系统的科技文件归档保存。应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中、列入有关部门和有关人员的职责范围。各单位在对每一项科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技文件材料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件材料的项目，不能验收。一个科研课题、一个试制产品、一项工程或其他技术项目，在完成或告一段落以后，必须将所形成的科技文件材料加以系统整理，组成保管单位，填写保管期限，注明密级，由课题负责人、产品试制负责人、工程负责人等审查后，及时归档。凡是需要归档的科技文件材料，都应当做到书写材料优良、字迹工整、图样清晰，有利于长久保存。科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件材料的形成、积累、整理和归档的工作。

2、科技档案的管理

科技档案部门对接收来的科技档案，应当进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理。应当建立和健全图纸更改、补充的制度。更改、补充图纸，必须履行审批手续。科技档案部门应当及时地提供科技木档案为科研、生产、基建等各项工作服务，并编制必要的检索工具和参考资料。借阅和复制科技档案要有一定的批准手续。各单位应当定期对科技档案的密级进行审查，根据上级的规定，及时调整密级，扩大利用与交流的范围。科技档案部门对科技档案的利用效果，应当进行必要的调查和建立借阅木档案的编计制度。应当定期做好科技档案保存价值的鉴定工作。鉴定的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作要在总工程师或科技负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案人员共同进行。要销毁的科技档案，必须造具清册，经单位领导审定，报送上级主管机关备案。销毁科技档案，要指定监销人，防止失密。保管科技档案必须有专用库房，库房内应当保持适当的温度，并有防盗、防火、防晒、防尘等安全措施。科技档案部门应当定期检查科技档案的保管状况。对破损或变质的档案，要及时修补和复制。科技档案部门对重要的科技档案应当复制副本，分别保存，以保证在非常情况下科技档案的安全和提供利用。引进技术和设备的档案，由引进单位的科技档案部门统一管理。凡是几个单位分工协作完成的科技项目或工程，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制本送交主办单位保存。凡单位撤销或变动，以及建筑物、构筑物、设备、仪器等转移使用关系时，其档案要妥善整理，并经领导人批准后向接受单位办理交接手续。

二、科技档案的利用

长期以来，科技档案工作仍是强调保密多，开放型管理少，强调馆内提供利用多，走出高墙深院少。科技档案信息资源的开发利用仍处于原始、简单的数据整理状态，信息含金量低，且保密性差，无法实现信息的共享。面对知识经济给档案界带来的良好的信息交流环境，有必要改进现有的工作模式，谋求自身的新发展，以便在激烈的竞争中保持一定的生存空间。可从以下几项工作中的薄弱环节着手：

1、提高科技档案的完整性。科技档案的完整性是影响其质量的一个主要因素。科技档案的完整性是科技档案管理的一个重要组成部分，它关系到科技档案信息资源的系统性。科技档案的开发利用主要源于科技档案的潜在价值，而潜在价值的大小，除了决定于科技档案内容的科学水平外，还取决于科技档案的质量。据有关部门对部分科技机构科研档案利用和科研成果转化的调查表明，有47%的科研机构反映影响科研档案价值实现和科技成果转化的主要因素是科研档案的质量。从这一调查结果我们可以看到科技档案的质量与科技档案利用之间的关系，当前影响科技档案质量的主要因素是科技档案的不完整，大多数只向档案部门移交成果阶段材料，大量课题研制阶段的材料仍留在课题组个人手中。针对这些项目，档案部门除采取宣传外，应采取一定的行政措施，予以规范，以保证科技档案的完整系统保存。

2、扩大科技档案的利用范围。档案工作的根本目的是为了使档案得到更好的利用。但是，一般地讲，科技档案多数具有内部性或需要保密。强调扩大使用范围，是指及时调整，视情放宽限制。《档案法》和《档案法实施办法》第四章“档案的利用和公布”中明确规定以档案利用为中心内容，并指出除涉及国际、外交、国家安全等国家重大利益的档案，“中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满三十年向社会开放”；“经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放”。这些规定，体现了原则性和灵活性相结合，贯彻了最大限度地开放档案利用范围的原则。所以我们要在做好保密的原则下，进行科技档案信息的交流和成果的推广，实现知识的共享。具体做法上，应根据技术市场的特点对档案进行加工，分别整理出确需保密的关键性材料和反映科技成果特色的可以传播的介绍性材料，前者妥为保管，后者广泛向外界报道，使之尽快转化为现实生产力。

3、投身技术市场，参与科技成果的转让。知识经济时代，科技档案信息在社会商品价值创造中所起的作用日趋明显，人们对科技档案所载的信息可以作为商品已不再持怀疑态度。科技档案自形成之日起，就物化了人们的劳动，有其价值，之所以被保存下来，是由于其有继续使用价值。科技档案所载科技信息的价值和使用价值决定了科技档案信息的交换价值，但其使用价值同一般物质商品相比是间接的，只有将它接受并物化之后，其功能才能得到充分发挥。因而作为科学技术存贮基地——科技档案部门不仅要充当科技财富的维护者，更应该承担起科技知识的中介人，为科技知识向现实生产力转化而投身于技术市场。科技成果的转让工作，它涉及到技术部门、成果部门、情报档案部门、开门等。例如它首先涉及到科技成果的形成部门，因为著作权属于形成单位或个人，他们有一定的自主权，成果的鉴定、推广离不开情报、成果管理和开发部门，而科技成果储存在科技档案之中，成果的管理和开发部门，而科技成果储存在科技档案之中，成果的整理、加工、复制，又离不开档案部门，因此科技档案门等。例如它首先涉及科技成果的形成部门，因为著作权属于形成单位或个人，他们有一定的自主权，成果的鉴定、推广离不开情报、成果管理和开发部门，而科技成果储存在科技档案之中，成果的整理、加工、复制，又离不开档案部门，因此科技档案中科技成果的转让是一项综合性很强的技术管理工作。档案部门在这一工作中虽处于辅助地位，但它却是一个不可缺少的工作环节，工作做得好坏，直接影响到成果的转让。过去档案部门对科技成果的转让工作一直参与不够，知识经济时代档案部门要积极参与成果的转让，建立科技档案信息中心，通过中心组织协调开展科技档案信息消费者和生产者的双向交流，为科技成果的转化成功起到促进作用。

4、加强网络建设。多年来，档案部门对网络技术对档案工作的冲击认识不足，对现代网络技术的发展视而不见，缺乏应用这种技术的紧迫感和危机感，这就是为什么档案在这一方面远远落后于我们性质相近的图书、情报部门的原因。在知识经济时代，落后就意味着被淘汰出局，科技档案信息上网实际上就是科技档案利用工作的延伸，是开发科技档案信息资源的有效途径。而且档案部门上网，对档案部门的基础工作也起到促进作用。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》中也提出了在全社会广泛应用信息技术，加强信息资源的开发和利用，并且提出加强信息化法制建设，强化信息网络的安全保障体系，这一切为科技档案信息上网提供了良好的大环境。由于科技档案信息显著的经济效益，为了保证科技档案所有者的利益同时也为了科技档案信息的安全性，档案部门应注意科技档案信息必须经过加工和处理方能上网交流。