浅议如何提高档案工作效率

浅议如何提高档案工作效率

农安县农安镇榛柴卫生院   胡影

随着改革开放的不断深入和社会主义市场经济的不断发展，档案事业也不断的得到发展和壮大，业务范围越来越广，档案信息的内容也不断的增加和丰富。这一发展变化给我们档案人提出了一个新的问题，那就是必须高度重视档案工作的效率，以便在经济高速发展的情况下，方便、及时的为广大利用者提供优质的服务。

提高档案工作的效率，我觉得必须从以下几个方面做起：

一、要对档案部门进行客观的评价

我们应该直观、科学的对档案人员的数量、结构及比例关系，档案的规模、标准、储量、分布和利用率等诸多问题和工作环节进行效率分析，然后，将分析的问题进行整理、归纳并及时解决，就会消除制约档案工作的不利因素，从而提高我们的工作效率。比如，通过对档案利用率的记录、对利用效果的调查、统计和分析就会使我们很清楚地知道档案收集工作的范围和重点。

二、不断提高档案工作人员的整体素质

档案人员的素质是多方面的，包括文化素质、专业素质、政治素质和职业道德素质等等。

第一、政治素质。首先，档案工作者在政治上必须坚持四项基本原则，坚定不移的贯彻执行党的路线、方针、政策以及有关档案工作的法律、法规。其次，档案工作者担负着历史责任。这就要求档案工作者要有强烈的事业心和职业责任感，忠诚于档案事业，具备良好的政治素质。第三，具有全心全意为人民服务的思想。档案工作是一项服务性工作，这就要求档案工作者要树立档案工作为社会主义经济建设服务，为党的中心工作服务的思想。积极主动、及时准确、热情的为社会各界服务。第四，要有严密的组织纪律性。遵守职业道德，遵守本单位、本部门的规章制度。保守机密，确保档案的完整与安全。

第二、专业素质。就目前档案工作所面临的现状而言，档案人员既要有全面系统的档案理论知识和善于运用专业知识的能力，又要不断地拓展知识领域，学习和借鉴其他专业的管理经验，做到一专多能，承担起现代档案工作的职责和任务。档案工作包含着文秘、科研、基建、设备、外事、财务、声像、电子等多种专业，既涉及自然科学领域，又涉及社会科学领域，可谓包罗万象。所以，档案工作人员应该是一个具有多种知识结构、多层次的队伍，这样才能适应不断发展变化的新的形势、新的任务的需要。

三、不断增强开发利用档案信息资源的能力

要提高档案信息资源的利用率，使其形成准确、全面、系统的信息资源库。缩短收集信息的时间，加速信息传递，减少无效劳动，确保信息的检出率和检全率，避免档案信息资源的不必要浪费。要多角度、多层次、多渠道、多门类地开发和拓展档案信息资源，大力丰富馆藏，建立全方位的多元贮藏结构。要优化利用环境，核算投入输出比例，搞好主动服务，取得开发利用档案信息资源的最佳效益，有效满足社会各界对档案资源的需求。

四、不断深化档案事业管理

把档案事业发展纳入本单位或本部门经济和事业发展计划，强化群体档案意识，把管理者、管理对象和管理内容有机的联系在一起，做到依法监督指导，通过法制、行政、经济等综合治理手段，实行有效的制约机制，强化管理。要建立完整的管理体系，善于应用法律手段解决档案事业发展中出现的问题，引导并促成良好的档案工作环境，制定切实可行的管理规范和计划目标，实现信息管理一体化。

五、要搞好标准化、现代化建设

档案工作的标准化体系要与本单位、本部门管理标准化体系同步。这些标准要相互补充、相互配套。层次结构要反映出档案工作管理内在的共性与个性、统一与变异的辩证关系。随着社会的发展以及工作的变化，标准需要及时补充、修改和更新。在条例的规范下，是名词术语、著录规格、案卷质量、机构设置、管理体制、业务范围、干部配备、档案设备等诸方面，尽可能的统一标准。档案工作采用现代化技术手段，应普遍应用系统工程、目标管理、网络技术、全面质量管理等定性与定量相结合的现代科学管理方法，对档案信息资源实行有效的监督和控制。要创造条件，有计划、有步骤地采用先进设备，从而提高档案工作效率和服务质量。

六、要有强烈的竞争意识和积极的奉献精神

市场经济的重要特点就是平等竞争，优胜劣汰。档案工作者要时刻具有竞争意识，不断的提高自身素质，勇于开拓，积极进取，以适应市场经济的发展浪潮。

档案工作本身就是一项默默无闻的工作，档案人员要甘当无名英雄，热爱本职工作，自觉发扬默默无闻、无私奉献的精神；要发扬勇于吃苦、任劳任怨的精神；要发扬严谨细致，极端负责的精神；要发扬不怕麻烦，热心服务的精神。

总之，档案工作者要充分认识到自己肩负的重要职责，不断加强自身修养，牢固树立在发展中求生存的理念，充分挖掘档案信息资源，采取各种有效措施，就能够不断地提高档案工作效率，为国家的经济建设和人们的日常生活提供优质、快捷的服务。